Programul Operaţional Sectorial „Creşterea Competitivităţii Economice”
-co-finanţat prin Fondul European de Dezvoltare Regională
„Investiţii pentru viitorul dumneavoastră”
,,Dezvoltarea serviciilor electronice către cetăţeni
şi mediul de afaceri din judeţul Tulcea”
In baza contractului de finanţare încheiat cu Ministerul Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale, în calitate de Organism Intermediar, în numele şi pentru Ministerul Economiei în calitate de Autoritate de Management pentru Programul Operaţional Sectorial „Creşterea Competitivităţii Economice”, Consiliul Judeţean Tulcea, derulează, începând cu data de 21.02.2011, proiectul ,,Dezvoltarea serviciilor electronice către cetăţeni şi mediul de afaceri din judeţul Tulcea” co-finanţat prin Fondul European de Dezvoltare Regională.
Valoarea totală a proiectului este de 6.818.978,24 lei, din care asistenţa tehnică nerambursabilă este 5.389.192,48 lei, restul reprezentând efortul financiar al Consiliului Judeţean Tulcea.
Proiectul se implementează pe o durată de 20 luni.
Obiectivul general al proiectului este dezvoltarea şi creşterea eficienţei serviciilor publice adresate cetăţenilor şi mediului de afaceri din judeţ şi implementarea unui sistem informatic integrat de management al fluxurilor interne şi de management al resurselor care să contribuie la sporirea eficienţei autorităţilor locale în raport cu satisfacerea cerinţelor cetăţenilor şi mediului de afaceri. Acest sistem trebuie să permită cetăţenilor Judeţului Tulcea accesul facil la serviciile administraţiei locale şi la servicii de interes public folosind mijloace moderne, rapide şi eficiente.
Obiectivele specifice
- Dezvoltarea serviciilor publice la distanţă (on-line sau call-center) ca instrument principal de management al relaţiei Consiliului Judeţean cu cetăţenii şi mediul de afaceri din judeţul Tulcea;
- Eficientizarea activităţii aparatului de specialitate al Consiliul Judeţean Tulcea prin automatizarea fluxurilor de lucru interne şi managementul informatizat al resurselor;
- Implementarea acestui sistem informatic integrat va asigura:
- Accesul rapid şi eficient al cetăţenilor din judeţul Tulcea la serviciile electronice online ale administraţiei publice locale, prin utilizarea facilităţilor oferite de portal sau de call-center;
- Redefinirea relaţiei între cetăţean şi administraţia publică locală, respectiv între mediul de afaceri şi administraţia publică, în sensul facilitării accesului acestora la serviciile şi informaţiile publice, prin intermediul tehnologiei informaţiei;
- Întărirea capacităţii administrative a instituţiilor publice locale de a-şi îndeplini rolul şi obiectivele şi de a asigura furnizarea, într-o manieră transparentă, de informaţii şi servicii publice;
Indicatori proiect:
-Numărul de persoane instruite pentru folosirea aplicaţiei informatice -75;
-Numărul de utilizatori ai proiectului, angajaţi ai solicitantului sau ai instituţiilor în care se implementează proiectul – 145;
Numărul de utilizatori persoane fizice/instituţii – 20
Potenţialii beneficiari ai proiectului/ grupul ţintă
Beneficiarii direcţi ai acestui proiect sunt reprezentaţi de:
- cetăţenii judeţului Tulcea datorită accesului direct prin intermediul portalului la informaţii şi date specifice privind relaţia lor cu Consiliul Judeţean;
- reprezentanţii mediului de afaceri din judeţul Tulcea datorită accesului direct prin intermediul portalului la informaţii şi date specifice privind relaţia lor cu Consiliul Judeţean;
- Consiliul Judeţean Tulcea care va beneficia de toate datele şi informaţiile produse în decursul activităţii sale, constituite într-un instrument de lucru analitic ce permite evaluarea şi îmbunătăţirea continuă a procesului de administrare publică.
- unităţi subordonate Consiliului Judeţean Tulcea;
- alte instituţii publice de interes local sau naţional .
Serviciile publice furnizate prin proiect:
Transmiterea de notificări privind hotărârile de consiliu judeţean
Emitere autorizaţii+notificări expirare+plata electronica
Emitere autorizaţii de construcţie + plata taxa
Emitere certificate de urbanism + plata taxa
Programarea online sau telefonică a audienţelor – transmiterea de informaţii în format electronic în doua direcţii (de la petent către autoritate şi de la autoritate către petent)
Înregistrare online sau telefonică a petiţiilor/ reclamaţiilor
Urmărirea Execuţiei Bugetare cu notificarea instituţiilor subordonate privind termenele de predare şi respingere celor incorecte cu anunţarea erorilor
Serviciu online de avize
Descărcare formulare online şi cereri
Publicarea informaţiilor de interes pentru cetăţeni.
Echipamente achiziţionate:
Infrastructură hardware şi software necesară sistemului informatic integrat (servere, scannere, imprimante,multifunctionale, calculatoare etc)
Pentru informarea cetăţenilor:
- 3 infochioşcuri interioare
- 3 infochioşcuri exterioare
- 2 panouri video interioare
- 2 panouri video exterioare
Serviciile sunt asigurate prin urmatoarele mijloace:
Portalul internet reprezinta interfata pe care cetatenii şi reprezentanţii mediului de afaceri o utilizeaza in scopul accesarii serviciilor informatizate, fiind un spaţiu virtual de interacţiune între Consiliul Judeţean şi cetăţeni, instituţiile cu care colaborează.
A. Call-center
Sistemul automat de interogare/notificare functionand pe mai multe linii telefonice cu posibilitatea de a realiza mai multe functii simultan (pe unele linii sa apelezi si pe alte linii sa fii apelat) .
B. Sistemul aplicativ
Sistemul aplicativ reprezinta totalitatea elementelor functionale care permit afisarea informatiilor in portal, prelucrarea datelor introduse, comunicarea intre module etc.
Modulele (subsistemele) aplicatiei formeaza nucleul sistemului in ceea ce priveste logica aplicatiei, implementarea fluxurilor si proceselor in scopul furnizarii de servicii electronice.
Sistemul aplicativ este format din mai multe subsisteme:
I. Subsistemul Registratura electronica, managementul documentelor si arhiva electronica.
Implementarea sistemului de registratura informatizata a documentelor face posibila îmbunatatirea serviciilor administrative oferite de autoritatile publice locale.
Beneficiile aduse de implementarea acestui subsistem sunt:
cresterea gradului de organizare al institutiei, printr-un management mult mai eficient al informatiei, conducând la o mai rapida servire a cetatenilor;
decizii mai rapide, sustinute de informatii reale;
responsabilizarea tuturor salariatilor prin posibilitatea urmaririi gradului de ocupare al fiecaruia si a eficientei in rezolvarea sarcinilor;
in cazul in care documentele sunt semnate electronic, reducerea substantiala a costurilor cu consumabilele (hartie, tonner, piese de schimb).
gestionarea la fel de facila a documentelor in orice situatie de schimbare/modificare a structurii organizatiei sau a regulilor interne de functionare.
Registratura electronica si programul de management al documentelor reprezinta un instrument eficient la dispozitia functionarilor publici si a factorilor de decizie, menit sa îmbunatateasca activitatea institutiilor publice si sa creasca gradul de satisfactie a cetatenilor fata de serviciile publice de care acestia beneficiaza. Prin implementarea sistemului de registratura electronica si a programului de management al documentelor se creeaza în mod automat si o arhiva electronica în care vor fi stocate toate actele si documentele emise de autoritatile publice locale, astfel timpii alocati de functionari pentru identificarea unui document vor scadea considerabil. Pe lânga aceste functionalitati, subsistemul de arhiva electronica asigura posibilitatea scanarii si indexarii oricarui document în format hârtie, salvarii si indexarii oricarui document din celelalte subsisteme .
II. Subsistemul de securitate.
Acest subsistem este responsabil pentru autentificarea utilizatorilor in sistem (cetateni si reprezentanti mediu de afaceri sau institutii publice) si pentru inregistrarea si monitorizarea tuturor activitatilor din sistem.
III. Subsistemul de mesagerie.
Comunicarea intre cetateni si institutii se va face prin intermediul unui sistem de mesagerie electronica (email). Aceasta comunicare va fi realizata in mod bi-directional pentru a asigura o buna interactivitate intre cetateni si institutii.
IV. Subsistemul de plati online.
Prin intermediul acestui modul, cetatenii pot efectua plati catre Consiliul Judetean Tulcea Sistemul integrat contine si aceasta posibilitate, folosind toate masurile de securitate mentionate mai sus pentru a garanta certitudinea si siguranta inregistrarii si a platilor. Utilizatorii (cetatenii) pot accesa modulul de plati online avand posibilitatea consultarii obligatiilor de plata si efectuarii acestora .
V. Subsistemul de petitii si reclamatii.
Subsistemul de petitii si reclamatii reprezinta un formular online, prin care cetateanul isi completeaza datele personale si de contact si a petitiei/reclamatiei, inclusiv atasamente (imagini, documente justificative). Pentru a se asigura validitatea informatiilor si datelor celor ce completeaza aceste formulare online, este necesar ca acestia sa fie inregistrati cu username-ul si parola proprie oferita prin procesul de inregistrare al portalului. Odata ce acest formular este completat, acesta este inregistrat, iar cetateanul va fi înstiintat ca formularul a fost validat de catre sistem si urmeaza a fi analizat.
VI. Subsistemul de formulare online si cereri.
Acest sistem va prelua de la cetateni sau mediul de afaceri, diverse formulare completate online folosite in relatia cu institutiile. Subsistemul de formulare si cereri reprezinta un formular online, prin care cetateanul isi completeaza datele personale si de contact prevazute in formular si il poate lista sau il poate lista fara casutele completate pentru a-l completa ulterior. Raspunsul poate fi urmarit din contul personal al cetateanului pentru a cunoaste statutul formularului/cererii sale. Odata ce exista un raspuns rezultat din aceasta analiza, cetateanul este instiintat si poate sa vina la sediul Consiliului Judetean pentru a- si ridica actul.
VII. Subsistemul de avize online.
Acest sistem va prelua de la cetateni cereri online, impreuna cu documentele necesare, in vederea obtinerii de avize. Subsistemul ofera posibilitatea anexarii de documente suplimentare.
VIII. Subsistemul contestatii.
Acest sistem va prelua de la cetateni contestatii si va urmari solutionarea acestora.
Subsistemul de contestatii reprezinta un formular online, prin care cetateanul isi completeaza datele personale si textul contestatiei. Pentru a se asigura validitatea informatiilor si datelor celor ce completeaza aceste formulare online, va fi necesar ca acestia sa fie inregistrati cu username-ul si parola proprie oferita prin procesul de inregistrare al portalului. In cazul in care pentru solutionarea contestatiei sunt necesare documente doveditoare acestea vor trebui sa fie prezentate la sediul Consiliului Judetean. In momentul in care exista un raspuns, cetateanul este instiintat.